自治会総会の準備

自治会総会の準備開始

とうとう総会の準備をする季節がやって来ました。
だいたい、3月末で締めて総会開催は4月末から5月の間に行われますが、GWがあるので、出来たらそれまでには終わらせたいのが本音です。
何から準備をするといいのか?を順番にみていきたいと思います。

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会計報告

各担当の方に会計報告をしてもらいます。
会計さんが初めに予算に沿って各担当にお金をを振り分けているので、だいたいはの収入面は繰越金と予算分。
支出に今まで使った分の領収書があると思いますのでその分の「支払先・目的・金額」となります。
こづかい帳感覚で簡単にできると思います。
昔は、1冊のノートに記載していってたのですが、今はエクセルで作成してデータを足していく。USBなので保管している。
このような感じだと思います。
各担当からの会計報告と会計さんの収支があっているか確認です。
会計さんの収支では、各担当に予算を振り分けた分が「支払」の項目にあり、各担当は「入金」の項目に金額が載っているとはずです。
現金残と帳簿残が合っているか?の確認。
合っていない場合は、思い出すまで考えてもらいます。1年分と行ってもお金を使う活動は限られているので、皆でその時の状況を思い出していけば、「あ!これ忘れてた」と思い出したりするものです。
合わない時は、個人で負担してしまう人も多いのですが、(高額なものはたいてい覚えているので、少額なもので不明なものがあったりします)
くれぐれも自分で負担する事のないように日々記載していきましょう!

活動報告

活動報告も重要な内容です。
イベントや清掃活動、ボランティア、避難訓練、回覧板など等
各担当はそれぞれで活動して内容を準備段階から終了までを活動報告として報告をしないといけません。
その活動にどれぐらいの人が参加したか?
その活動で今までと違い取り入れたこと。
その変化。
その活動の必要性・または不要な理由
来年度に向けてのアドバイス
など等です。
この活動報告が詳しくあれば、次に担当になった人が仕事がやりやすいのです。
又、時代の流れに合せた内容で引き続き活動ができるように布石を敷いてあげることにもなります。
(いきなり、何かを変化させると反対の声も多いので)

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資料のまとめ方

今は、パソコンでプリントアウトで対応できるので様式も統一されています。
なので、大分とやりやすいですね。
各家庭分+αで印刷して製本します。
印刷だけ頼むと大体1枚5円で1セットが20~30枚
30枚として150円
我が自治会は総勢172世帯なので、180部印刷しても27,000円
製本もお願いするとプラス1セット100円 で180部で18,000円
どこまでお願いするか???
私たちは印刷だけお願いして自分たちでホッチキス止めしました。
近隣の印刷やさんは大体集中するので忙しく断られることがあります。
各自治会やPTAや子ども会等などからの依頼が殺到する時期です。
見積もりと依頼は早めにしないといけません。
又、第二候補の印刷屋さんがどこにあるのかも確認しておきましょう!

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